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Mentions à intégrer dans la signature électronique RGPD

Publié le 31 mai 2024, modifié le 3 juin 2024

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Une mention à intégrer dans la signature électronique est une déclaration incluse dans un document électronique signé qui indique clairement l’intention de l’utilisateur de lier juridiquement le contenu du document en question. Voici comment une telle mention peut être étayée.

Déclaration de Consentement Clair :

La mention à intégrer dans la signature électronique doit contenir une déclaration claire indiquant que la personne signataire consent à l’engagement légal du document. Cette déclaration peut inclure des termes tels que « Je consens à lier juridiquement le contenu de ce document électronique en apposant ma signature électronique ci-dessous ». Cette déclaration garantit que l’utilisateur comprend les implications de sa signature électronique et son consentement expressément à la transaction.

Référence aux Lois et Règlementations Applicables :

Il est important d’inclure une référence aux lois et réglementations applicables, notamment le RGPD, pour garantir que la collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles dans le document électronique sont conformes aux exigences légales en matière de protection des données. Par exemple, la mention peut indiquer que le traitement des données personnelles est effectué conformément au RGPD et que le signataire est informé de ses droits en matière de protection des données.

Identification Claire des Parties Impliquées :

La mention doit également inclure une identification claire des parties impliquées dans la transaction. Cela peut inclure les noms et les coordonnées des parties signataires, ainsi que toute autre information pertinente permettant d’identifier les parties concernées par le document électronique. Cette identification garantit que les parties comprennent avec qui elles entrent en transaction et clarifient les responsabilités et obligations de chacune.

En résumé, une mention à intégrer dans la signature électronique doit contenir une déclaration de consentement claire, une référence aux lois et réglementations applicables, une identification claire des parties impliquées et une date et un horodatage pour documenter la transaction. Cela garantit la validité juridique du document électronique et assure la conformité aux exigences légales, y compris celles du RGPD en matière de protection des données personnelles.

Exemple de mention à intégrer dans la signature électronique

CONFIDENTIALITE : 

Ce message et toutes les pièces jointes sont confidentiels et établis à l’intention exclusive de leurs destinataires, ils peuvent contenir des informations privilégiées et/ou confidentielles. Toute utilisation de ce message non conforme à sa destination, toute diffusion ou toute publication, totale ou partielle, est interdite, sauf autorisation expresse. Si vous recevez ce message par erreur, merci de le détruire et d’en avertir immédiatement l’expéditeur. (Préciser le nom de la société) décline toute responsabilité au titre de ce message s’il a été altéré, déformé ou falsifié.

DROITS APPLICABLES :

Conformément au Règlement RGPD (UE) 2016/679 : Nous vous rappelons que vous disposez d’un droit à la portabilité de vos données, d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition pour motifs légitimes, ainsi que du droit de définir des directives relatives aux traitements de vos données personnelles en cas de décès sous réserve des dépositions légales et règlementaires applicables. Vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Vous pouvez exercer vos droits en déposant votre réclamation par email à l’adresse suivante en justifiant de votre identité : (Préciser les coordonnées du responsable de traitement, adresse mail ou adresse postale).