Voici quelques recommandations générales sur la fréquence de mise à jour :
- Régulièrement : Les registres des activités de traitement doivent être mis à jour régulièrement pour refléter tout changement significatif dans les processus de traitement des données. Cela peut inclure l’ajout de nouvelles activités de traitement, la modification des finalités du traitement, l’ajout de nouvelles catégories de données personnelles traitées ou tout autre changement important dans les pratiques de traitement des données.
- Lors de tout changement majeur : Tout changement majeur dans les activités de traitement des données ou dans les politiques de protection des données devrait déclencher une mise à jour immédiate des registres. Cela peut inclure des changements dans les systèmes ou les technologies utilisés pour le traitement des données, des modifications dans les partenariats avec des sous-traitants ou des fournisseurs de services, ou des évolutions dans la réglementation applicable.
- Au moins une fois par an : Il est recommandé de procéder à une révision annuelle des registres des activités de traitement pour s’assurer qu’ils restent à jour et précis. Cette révision permet de garantir que tous les processus de traitement des données sont correctement documentés et que les informations contenues dans les registres sont toujours pertinentes et exactes.
- En cas de demande des autorités de contrôle : Si les autorités de contrôle, telles que la CNIL, demandent des informations sur les activités de traitement des données de l’organisation, il est impératif de mettre à jour les registres en conséquence et de fournir les informations requises dans les délais impartis.
En résumé, la mise à jour des registres des activités de traitement doit être effectuée dès qu’il y a un changement notable dans les opérations de traitement des données afin de garantir une conformité continue au RGPD.