Solution
Dans notre règlement intérieur, nous avons intégré l’article suivant :
Gestion et validation des heures : Un état des heures sera remis chaque fin de semaine/mois à chaque salarié dans lequel il sera précisé le nombre d’heures effectuées durant la période de référence, les heures complémentaires, les heures supplémentaires, les congés pris, les absences. Cet état permettra ainsi d’éviter toute erreur qui pourrait être préjudiciable au salarié. Cet état sera validé et signé par le salarié et le dirigeant à chaque fin de période. Il servira de support à la réalisation de la feuille de paie.
Il suffit donc au dirigeant de mettre en place un état de gestion des heures correspondant aux feuilles de paie, de le faire signer aux salariés et d’acter ce mode de fonctionnement dans le règlement intérieur.
Cet article du règlement intérieur convient également, si le décompte des heures de travail accomplies par chaque salarié est assuré par un système d’enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable (pointeuse).
Cet article a de plus le mérite d’être autant favorable au salarié qu’au dirigeant. En cas de litige, le problème devra se régler avant la réalisation de la feuille de paie et ainsi éviter l’accumulation de désaccords à répétition.
Le salarié pourra toujours contester sa feuille de paie durant une période de trois ans, en revanche, toute démarche de sa part devant un CPH sera vouée à l’échec, à condition que les états des heures soient tenus avec précision de la part du dirigeant.
En cas de litige devant le CPH, le dirigeant produira les états signés chaque mois par le salarié qui seront en parfaite corrélation avec les feuilles de paie. Le dirigeant démontrera que cette procédure était bien actée dans le règlement intérieur.
Si un salarié refuse de signer l’état mensuel, cela permet au dirigeant d’être immédiatement alerté qu’un risque de conflit peut survenir.
Cela évite ainsi que le salarié prépare une procédure sur une période pouvant aller jusqu’à trois ans.
Mise en œuvre
Pour faciliter la mise en œuvre, nous proposons quelques supports simplifiés de gestion des heures sous forme de tableaux afin de répondre à la plupart des catégories d’entreprises (supports Excel, documents WORD simples à imprimer, etc.).
Y-a-t-il un réel intérêt à mettre en place un tel procédé ?
Le dirigeant qui tient un état ou un registre des heures réalisées, dont le processus est validé par le règlement intérieur, est la solution pratiquement inattaquable.
Dans le cas contraire il n’a aucun moyen de défense devant un tribunal de conseil des prud’hommes, ou un tribunal pénal.
Même si cela peut paraitre contraignant pour une TPE, il est bon de rappeler que les conséquences peuvent être lourdes et que « le jeu n’en vaut pas la chandelle ».
En principe un salarié ne saisit pas le CPH uniquement pour un problème d’heures mais pour une somme de différents litiges qui peuvent être cumulatifs (voir les risques et sanctions ci-dessous)
En cas de condamnation devant le CPH les poursuites pour travail dissimulé suivront.